1. Le mandat

Placé(e) sous la responsabilité de la direction générale, la personne occupant ce poste a pour principales missions, l’organisation quotidienne du secrétariat, la gestion du flux d’information, le soutien à la comptabilité et le service aux membres.

2. Les responsabilités

Secrétariat
- L’accueil et la réception des différentes demandes d’information pour l’ensemble des activités de l’organisme
- Le traitement du courrier arrivé (réception, enregistrement, ventilation, suivi)
- Le traitement du courrier départ (saisie, enregistrement, envoi, suivi)
- Le traitement des appels téléphoniques entrants et sortants
- Le classement et l’archivage des dossiers
- L’accueil et l’orientation des visiteurs
- L’organisation des réunions
- Les commandes de fourniture de bureau
- Le soutien à l’organisation logistique des différentes activités de la FCABQ
- La correction et mise en pages des documents officiels de la FCABQ
- La rédaction et la saisie des comptes rendus, des rapports et des procès-verbaux de réunion
- La gestion des voyages de la direction générale (réservation de l’hôtel, le billet…)
- Le développement des outils administratifs nécessaires au bon fonctionnement de l’organisme

Soutien à la comptabilité de l’organisme

- L’entrée des données des factures dans Simple Comptable
- La production des chèques
- Le soutien au comptable externe si nécessaire
- La facturation des clients
- Le dépôt de chèques dans le compte bancaire
- La gestion et suivi des fournisseurs
- La gestion de la petite caisse

Services aux membres
- La réponse aux demandes d’information des CAB membres
- Le recensement et l’organisation des outils disponibles dans le réseau des CAB membres
- La gestion des programmes d’assurances de la FCABQ
- La facilitation du réseautage et du partage d’outils entre les CAB membres
- La transmission régulière et périodique d’informations en lien avec les nouveaux services disponibles pour les CAB membres
- Toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale

3. Habiletés
- Entregent, diplomatie et sens politique
- Aptitude à travailler au sein d’une petite équipe et à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en conservant le souci du détail
- Polyvalence et sens de la planification et de l’organisation
- Excellente capacité de communication orale et écrite
- Autonomie, créativité et bonne gestion des priorités

4. Exigences
- Maîtrise parfaite du français écrit
- Diplôme d’études collégiales en administration et/ou autre formation pertinente en matière de secrétariat et bureautique
- Au moins 3 années d’expérience à un poste similaire
- Grande habileté avec l’environnement Web, Windows, Suite Office (Excel, Word, PPT)
- Aptitudes et expérience en service à la clientèle
- Organisé(e), autonome, esprit d’équipe et discrétion
- Connaissance de Sage 50 (obligatoire)

5. Conditions
- Poste de 28 à 35 heures / semaine (à discuter) - Permanent
- Rémunération : à partir de 22.49$/heure (selon l’expérience et le profil)
- Régime d’assurance collective et régime de retraite
- Lieu de travail principal : Montréal
- Date d’entrée en fonction : Dès que possible